Checklist: 6 belangrijke punten voor je implementatieplan

Veel mensen die tijdens hun stage of afstudeeropdracht een implementatieplan moeten opstellen, lopen tegen een aantal dezelfde problemen aan. Voorbeelden hiervan zijn te weinig informatie, onvoldoende referentiegegevens, moeilijk te bepalen welke inspanningen verricht moeten worden en wat de effecten hiervan zijn. In de volgende paragrafen geven we op basis van zes onderwerpen advies en toelichting.

Tijd

Tijd is het basisingrediënt van elke planning. Twee aspecten zijn hierbij van belang.

Tijdpad

Gebruik voor jezelf een agenda of overzichtelijk document om je tijdpad vast te leggen. Hierin leg je de volgende zaken vast:

- Begindata
- Mijlpalen
- Deadlines
- Doorlooptijden

We raden je aan om je tijdspad te visualiseren, bijvoorbeeld met een balkenplanning. Op de ene as zet je 'tijd' en op de andere as zet je 'te ondernemen activiteiten'. Op deze manier zie je direct en overzichtelijk waar je aan toe bent.

Tijdsbesteding

Per activiteit of te realiseren resultaat geef je aan hoeveel uur je verwacht daaraan te besteden. Denk ook aan zaken als managementondersteuning, backoffice, overleg, et cetera.

Geld

Geld is bijna altijd een erg belangrijke factor. Als het financiële onderdeel in het plan niet grondig is uitgewerkt, zal niemand het plan willen uitvoeren. De volgende aspecten zijn hierbij van belang.

- Kostenoverzicht. Denk aan: verloning en sociale lasten van medewerkers, huisvesting, vervoer, materieel, kosten van media, afschrijvingen, verzekeringen, advies, onderhoud, etcetera.
- Begroting. Alleen wanneer deze duidelijk en gedetailleerd is uitgewerkt, biedt het een meerwaarde.
- Kosten-/batenanalyse. De baten hoeven niet altijd in geld uitgedrukt te worden, maar het is wel belangrijk dat het resultaat gekwantificeerd wordt.

Kwaliteit

Om de kwaliteit van je implementatieplan te waarborgen, is het van belang dat je de volgende stappen zet.

- Doelstellingen specificeren. Formuleer zo concreet mogelijk wat je met je implementatieplan precies tot stand wilt brengen. Gebruik hiervoor de SMART-methode: Specifiek (wees duidelijk), Meetbaar (gebruik meetbare eenheden), Acceptabel (is er draagvlak voor wat we doen?), Realistisch (is het haalbaar?) en Tijdsgebonden.
- Meetpunten of prestatie-indicatoren definiëren. Welke variabelen zijn veelzeggend en goed te meten, zodat je de effecten van je activiteiten ondubbelzinnig kan meten.
- Meetprogramma. Hoe, wanneer en door wie wordt er gemeten, en hoe worden deze gegevens geregistreerd, geanalyseerd en gerapporteerd.
- Bijsturing vastleggen. Geef aan wanneer meetresultaten onacceptabel zijn, wie dan moet ingrijpen en wat er dan concreet moet gebeuren.

Informatie

In ieder project is het van groot belang dat informatiebeheer systematisch wordt aangepakt. Al snel komt er een grote informatiestroom op gang waar alle betrokkenen continu van afhankelijk zijn. Belangrijk hierbij is:

- Een eenduidige identificatie van de informatie;
- Een kloppende administratie of registratie van de documentatie en de distributie hiervan;
- Afspraken of procedures over wie welke informatie mag of moet goedkeuren of wijzigen.

Organisatie

Omschrijf duidelijk wie dit plan gaat uitvoeren. Geef aan welke personen een rol zullen spelen bij de implementatie.

- Wat is zijn of haar functie: beslisser, uitvoerder, ondersteuner?
- Wat zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden/
- Hoe beheers je de communicatie- en besluitvormingsprocessen?
- Hoe kom je tot teamvorming en hoe creëer je draagvlak?

Binnenkort afgestudeerd en op zoek naar een baan? Schrijf je in als starter en wie weet hebben wij wel de startersfunctie voor jou!